Privacyverklaring feenstranet app 

De bescherming van privacy is belangrijk bij het verwerken van persoonlijke gegevens. Persoonsgegevens worden dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd, conform de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). In dit Privacy Statement met betrekking tot de app van Feenstranet informeren wij je over hoe Feenstra omgaat met je persoonsgegevens en hoe je in een voorkomend geval jouw rechten ten aanzien van jouw persoonsgegevens kunt uitoefenen. Het uitgebreide privacy statement voor personeel kun je vinden via Feenstranet, onder Informatiebeveiliging en Privacy.

Bij gebruik van de Feenstra App verwerkt Feenstra persoonsgegevens. Daarover informeren we jou graag via deze privacyverklaring.

Artikel 1: Doel van het privacy statement

Het doel van dit privacy statement is om app gebruikers van Feenstra te informeren over de verwerking van persoonsgegevens door Feenstra. Feenstra verwerkt persoonsgegevens om haar taken als werkgever goed te kunnen uitvoeren. De wet stelt regels voor het verwerken van persoonsgegevens. Dit statement geeft informatie over de wijze waarop Feenstra invulling geeft aan de verplichtingen uit de wet.

Artikel 2: Werkingssfeer en persoonsgegevens

Feenstra verwerkt persoonsgegevens via de Feenstranet-app van de volgende categorieën van betrokkenen:

a) werknemers met een arbeidsovereenkomst, die de app installeren en gebruiken;
b) stagiaires, gedetacheerden, zzp’ers of andere medewerkers in de breedste zin van het woord, die de app gebruiken;
c) app gebruikers die de app op hun telefoon hebben geïnstalleerd.

Van app-gebruikers worden gebruiksgegevens verwerkt (zoals het unieke ID van het device waarop de app is geïnstalleerd, het zogenaamde Device Registration Token) en eventuele crash-rapporten. Er worden nadrukkelijk geen gevoelige of bijzondere persoonsgegevens verwerkt.

Binnen de applicatie kan worden ingelogd met het Feenstra-account. In de Feenstranet-app worden daarmee de aan het account gekoppelde werkgegevens (naam, functie, zakelijke contactgegevens) weergegeven en verwerkt.

Artikel 3: Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de wet

1. Feenstra is de Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG voor de verwerking van persoonsgegevens via de app. De afdeling HR is belast met de uitvoering van de verwerkingen van persoonsgegevens van personeel. De afdeling communicatie is belast met de verwerking van (persoons)gegevens voor een goede werking van de Feenstranet-app.
2. Binnen Feenstra is een Data Protection Coördinator aangesteld, die toezicht houdt op de toepassing en naleving van de AVG binnen de organisatie. Voor meer informatie over Data Protection binnen Feenstra: https://feenstranet.com/knowledgebase/onderwerpen/privacy-informatiebeveiliging Daarnaast is er een Data Protection Officer aangesteld binnen Vattenfall, waar Feenstra onderdeel van uit maakt.

Artikel 4: Doelen en grondslagen van de verwerkingen

De persoonsgegevens van app gebruikers worden verwerkt op grond van de navolgende doelen:

1. Ten behoeve van het leveren van de informatievoorziening op Feenstranet middels een telefoon-app, als je deze via de appstore hebt aangevraagd (uitvoering van de overeenkomst);
2. Om de Feenstranet-app te verbeteren.

Artikel 5: Ontvangers van persoonsgegevens

1. De afdeling Communicatie van Feenstra is belast met de uitvoering van de verwerkingen van persoonsgegevens van app gebruikers via de app. De Communicatie-medewerkers hebben slechts toegang tot die persoonsgegevens die voor een juiste uitvoering van hun taak noodzakelijk zijn. Dit zullen met name gegevens op geaggregeerd niveau zijn.
2. Voor het kunnen leveren van de Feenstranet-app werkt Feenstra ook samen met externe partijen. In dit geval is dat Synigo B.V., de ontwikkelaar van de applicatie. En de applicatie wordt aangeboden via de app store op jouw mobiele telefoon. Voor zover deze externe partijen kwalificeren als verwerker, zal Feenstra ervoor zorgdragen dat met deze externe partijen een verwerkersovereenkomst wordt aangegaan, waarin de verplichtingen zijn opgenomen waaraan een verwerker zich in het kader van de AVG dient te houden en zal toezien op correcte naleving hiervan. Ook heeft Feenstra in de verwerkersovereenkomsten duidelijke afspraken gemaakt op het gebied van technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens van betrokken te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking.

Artikel 6: Beveiliging

Feenstra treft passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen dienen, rekening houdend met de stand van de techniek en de daarmee gemoeide kosten, een passend beschermingsniveau te garanderen, gelet op de risico’s van het verwerken van persoonsgegevens binnen Feenstra.

Artikel 7: Geheimhouding

Eenieder die kennisneemt van persoonsgegevens is verplicht tot geheimhouding van deze Persoonsgegevens, tenzij de noodzaak tot mededeling voortvloeit uit de functie of uit een wettelijk voorschrift.

Artikel 8: Rechten van betrokkenen

1. Een app gebruiker is gerechtigd schriftelijk een overzicht te vragen van de hem of haar betreffende persoonsgegevens die door Feenstra worden verwerkt.
2. Een betrokkene die inzage wenst, kan zich hiervoor wenden tot HRSSC ([email protected]) of zelf via Afas het eigen dossier inzien. HRSSC draagt zorg voor een deugdelijke vaststelling van de identiteit van de verzoeker.
3. Wanneer je inzage wilt in de persoonsgegevens die via de Feenstranet-app worden verwerkt, kun je direct een verzoek indienen bij de Communicatie-medewerker.
4. De medewerkers van deze afdelingen zullen, behoudens de in de AVG genoemde uitzonderingsgevallen, zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen een maand na het verzoek van betrokkene, schriftelijk of per e-mail een overzicht van de persoonsgegevens van de betrokkene verstrekken. Voor zover nodig zal een nadere toelichting worden gegeven. Indien nodig kan de hiervoor genoemde periode van een maand met twee maanden worden verlengd.
5. Een Betrokkene heeft, onder de voorwaarden zoals bepaald in de AVG, het recht om de hem of haar betreffende persoonsgegevens die hij/zij aan Feenstra heeft verstrekt, in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machine leesbaar formaat van Feenstra te verkrijgen (recht op dataportabiliteit).
6. Als persoonsgegevens feitelijk onjuist, voor de doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens onvolledig of niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of worden verwerkt dan wel onrechtmatig worden verwerkt, kan de betrokkene schriftelijk verzoeken tot rectificatie of verwijdering van op hem of haar betrekking hebbende gegevens.
7. Een betrokkene heeft, onder de voorwaarden zoals bepaald in de AVG, het recht om beperking van de verwerking van zijn persoonsgegevens te krijgen. Een verzoek daartoe kan worden gericht aan HRSSC, die betrokkene binnen een maand na ontvangst van dat verzoek bericht of dan wel in hoeverre aan het verzoek kan worden voldaan. Indien niet of niet volledig aan het verzoek van de betrokkene wordt voldaan wordt dit met redenen omkleed. Indien nodig kan de hiervoor genoemde periode van een maand met twee maanden worden verlengd.
8. App gebruikers kunnen worden geïnformeerd over de producten en diensten van Feenstra. De betrokkene kan te allen tijde zijn of haar gegevens blokkeren voor de toezending van commerciële informatie over producten en diensten van Feenstra. Dit kan door in de Feenstranet-applicatie de push-meldingen niet toe te staan.

Artikel 9: Internationaal gegevensverkeer

Feenstra maakt deel uit van de Vattenfall Groep. Er kan met andere entiteiten binnen de Vattenfall Groep een uitwisseling van persoonsgegevens plaatsvinden in lijn met de AVG. Met betrekking tot het gebruik van de app vindt dit niet standaard plaats. De verstrekking van persoonsgegevens aan in het buitenland gevestigde externe partijen vindt plaats met inachtneming van de regels uit de AVG. 

Artikel 10: Bewaren van gegevens

1. Feenstra heeft beleid opgesteld met betrekking tot het bewaren van persoonsgegevens van betrokkenen. Hierbij is gekeken naar hoe lang de gegevens nodig zijn voor het doel waarvoor deze zijn verzameld of worden gebruikt.
2. De persoonsgegevens die te maken hebben met het gebruik van de Feenstranet-applicatie worden tot maximaal 3 dagen bewaard. Voor de overige gekoppelde gegevens die zichtbaar zijn in de Feenstranet-app, gelden de bewaartermijnen uit de algemene interne Privacy Statement.

Artikel 11: Klachtenprocedure en vragen over dit statement

1. Heb je vragen over dit statement of over de wijze waarop Feenstra met je persoonsgegevens omgaat, dan kan je contact opnemen met [email protected]. Ook als je gebruik wilt maken van je privacyrechten en hiervoor niet bij een afdeling terecht kunt, kun je contact opnemen via AVG.
2. Daarnaast heb je altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Geldig vanaf november 2023